Přehled platné archivní legislativy
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění
- Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb.
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, Věstník Ministerstva vnitra č. 64/2012
- Zákon č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek
- Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, ve znění pozdějších předpisů
- Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, včetně dodatku k přípustným formátům ISDS www.datoveschranky.info/clanek/243
- Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí vyhlášky
- Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů
Novela zákona o archivnictví a spisové službě 499/2004 Sb. – částka 60
Zákon č. 167, ze dne 25 dubna 2012, kterým se mění zákon č. 4999/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, a další související předpisy
Změny:
§ 1
Ruší se kategorizace archiválií – místo toho výběr a evidence archiválií
§ 2
Péčí o archiválie se rozumí jejich výběr, evidence, ochrana, archivní zpracování a zpřístupnění, pokud zákon nestanoví jinak, rovněž i jejich uložení.
Za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.
§ 3
Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají „veřejnoprávní původci“
a) organizační složky státu
b) ozbrojené síly
c) bezpečnostní sbory
d) státní příspěvkové organizace
e) státní podniky
f) územní samosprávné celky
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č.1 nebo 2 k tomuto zákonu
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu
i) vysoké školy
j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen školy)
k) zdravotní pojišťovny
l) veřejné výzkumné instituce
m) právnické osoby zřízené zákonem
zrušeni notáři
Povinnost uchovávat dokument a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem také „soukromoprávní původci“
a) obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,
b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,
c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu.
Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále právní nástupci veřejnoprávních a soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již jejich původci.
V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.
§ 6
Výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, rozumí se výběrem archiválií jak výběr archiválií ve skartačním řízení, tak výběr archiválií mimo skartační řízení.
§ 8
Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle subjekt uvedený v §7 odst. 4 příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. (Není již nutná skartační komise).
Skartační řízení se provede vždy před zánikem veřejnoprávního původce.
§ 9
Skartační návrh zpracovaný subjektem obsahuje označení subjektu a seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku.
§ 10
Na základě skartačního řízení příslušný archiv určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.
Protokol obsahuje:
- soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie,
- označení určeného archivu,
- soupis dokumentů, které lze zničit. Soupis se nepořizuje, lze-li využít seznamu dokumentů navržených ke skartačnímu řízení.
§ 11
Výběr archiválií mimo skartační řízení se zahajuje na žádost původce nebo vlastníka dokumentů. Na základě žádosti dohodne původce nebo vlastník dokumentů s příslušným archivem termíny, v nichž bude výběr archiválií mimo skartační řízení proveden. V případě zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu na původce požádá původce o výběr archiválií mimo skartační řízení neprodleně. Příslušný archiv si před provedením výběru archiválií mimo skartační řízení může od původce nebo vlastníka dokumentů vyžádat seznam dokumentů navržených pro výběr archiválií s uvedením doby jejich vzniku.
§ 12
Po skončení výběru archiválií mimo skartační řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení a určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet – pouze se souhlasem vlastníka.
§ 13
U dokumentů obsahujících obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství lze k výběru archiválií předložit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení, u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést jen se souhlasem původce. Byl-li dokument vybrán jako archiválie, původce jej po výběru archiválií opatří doložkou, v níž uvede druh tajemství v dokumentu obsažený.
Původce, který nevykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, převede dokument v digitální podobě určený k výběru archiválií mimo skartační řízení do výstupního datového formátu stanoveného prováděcím předpisem a opatří ho metadaty stanovenými prováděcím právním předpisem a to nejpozději při přípravě výběru archiválií mimo skartační řízení. Pokud nelze dokument převést do stanoveného datového formátu a opatřit ho metadaty, a to ani ve spolupráci s příslušným archivem, dokument jeho původce převede do analogové podoby.
§ 15
O předání do archivu se sepíše úřední záznam, jehož součástí je soupis předávaných dokumentů, u každého dokumentu v digitální podobě se uvedou údaje nutné pro jeho vyhledávání. Prováděcí předpis stanoví náležitosti soupisu předávaných dokumentů v digitální podobě. Archiválie v digitální podobě náležející do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státních oblastních archivů se ukládají v Národním archivu, který je v péči o archiválie v digitální podobě národním digitálním archivem. V ostatních pouze na základě oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě. Příslušnost archivu, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, není jejím uložením v Národním archivu nebo v digitálním archivu dotčena.
§ 16
Pokud je jako archiválie vybrán dokument v digitální podobě, jako archiválie se eviduje a v Národním archivu se ukládá jeho replika. Replikou se pro účely péče o archiválie v digitální podobě rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen.
§ 18b)
Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě
Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu jako v národním digitálním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv („národní portál“). Archiválie v digitální podobě, které jsou uložené v digitálním archivu, s výjimkou bezpečnostního archivu, jsou zpřístupněny způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě. Národní portál je informačním systémem veřejné správy.
§ 18c)
Správa metadat archiválií
Národní archiv jako národní digitální archiv ve spolupráci s archivem, do jehož péče o archiválie v digitální podobě náleží, vytváří, spravuje a zpřístupňuje prostřednictvím národního portálu skupiny metadat obsahujících základní identifikaci archiválie, popis archiválie a evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění. Prostřednictvím národního portálu archiv zpřístupňuje: Evidenci NAD, popis a evidenci původců, popis a evidenci kulturně vědeckých institucí.
Národní archiv a digitální archiv ukládají spisové plány.
§ 40
Archiv na požádání potvrdí shodu jím pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu, anebo v případě digitálního archivu shodu pořízené repliky. Za toto je oprávněn požadovat úhradu nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie v souladu s ceníkem.
§ 41 Nahlížení do archiválií náležejících do péče veřejných archivů a přístup do prostor veřejných archivů určených k nahlížení jsou bezplatné.
§ 46
Národní archiv u uložených archiválií v digitální podobě pouze zajišťuje zachování neporušitelnosti jejich obsahu a šitelnosti.
§ 49
Státní oblastní archiv pečuje o archiválie převzaté od původců, péče o archiválie v digitální podobě nezahrnuje zachování neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti a o archiválie právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku pečuje tehdy, jestliže tito původci zanikli bez právního nástupce.
§ 58
Akreditace archivů
Žádost o akreditaci archivu musí obsahovat kromě obecných náležitostí podání podle správního řádu
- název a adresu sídla archivu
- postavení archivu v organizační struktuře, je-li zřizovatelem právnická osoba
- účel zřízení archivu
- kopie evidenčních listů NAD s údaji o archiváliích, o něž bude pečováno
- spisový řád
Rozhoduje ministerstvo.
§ 60a
Oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě
Žádost o udělení oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě může podat pouze zřizovatel akreditovaného archivu. Žádost musí obsahovat náležitosti dle zákona – ministerstvo si vyžádá závazné stanovisko Národního archivu. Oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě může být odňato.
§ 63
Spisová služba
Spisovou službu vykonávají
- Veřejnoprávní původci uvedení v §3 odst.1 písm. a) až e), i) k) až m)
- Kraje
- Hlavní město Praha
- Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem
- Městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.
Spisovou službu v elektronické podobě vykonávají:
Veřejnoprávní původci uvedení v §3 odst.1 písm. a) až d), i), k) a m), kraje a hlavní město Praha. Vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo v elektronických systémech spisové služby. Ostatní veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Elektronické systémy musí umožňovat plnění povinností podle § 65 a umožnit výběr archiválií.
§ 64
Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených prováděcím právním předpisem. Pokud veřejnoprávní původci umožní příjem dokumentů v digitální podobě také v dalších datových formátech nebo pokud umožní příjem dokumentů v digitální podobě na přenosných technických nosičích dat, zveřejní jejich přehled na úřední desce nebo internetových stránkách. Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem s výjimkou dokumentů obsahujících chybný datový formát nebo počítačový program a dokumentů podléhajících samostatné evidenci nebo nepodléhající evidenci, v den, kdy byly doručeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Musí být s dokumentem spojen. Strukturu a podrobnosti řeší prováděcí právní předpis.
§ 65
Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu. Před uložením do spisovny se převedou dokumenty v digitální podobě do výstupního datového formátu stanoveného prováděcím předpisem a opatří metadaty podle národního standardu. Použití razítek se státním znakem, uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka upraví určený původce ve spisovém řádu.
§ 66
Určení původci vydají spisový řád. Spisový a skartační plán zasílají příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Případně se připojí poznámka o spouštěcí události. Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak. Strukturu a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu stanoví prováděcí předpis.
§ 68
Dokumenty se ukládají ve spisovně podle spisového a skartačního plánu a to zpravidla ihned po jejich vyřízení. Určený původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která učinil v souvislosti se zánikem ve vztahu ke spisovně nebo správnímu archivu.
Spisovna
Prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka. A to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů.
§ 68 a
Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před zahájením je potřeba zpracovat plán včetně časového rozvrhu a ten zaslat archivu. Určení původci stanoví postup při provádění spisové rozluky ve svých spisových řádech.
§ 69 a
Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby, která byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na které je uznávaná elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.
Zmocnění
Zmocnění k vyhlášení úplného znění zákona č. 499/2004 Sb.
Zmocnění k vydání prováděcích předpisů
Zrušovací ustanovení
Zrušuje se nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
Jedná se o výňatek z textu novely zákona. Pro účely vzdělávacího semináře zpracovala Mgr. Helena Pochobradská.
Leden 2013
Účinnost novely zákona: 1. července 2012
Metodické návody a postupy (k provádění spisové služby)
- Metodické postupy pro přípravu na datové schránky a konverzi dokumentů pro jednotlivé uživatele (www.datoveschrnak.info)
- Postup při vyřizování písemností orgánem veřejné moci v souvislosti s datovými schránkami, konverzí dokumentů a elektronickou spisovou službou (www.mvcr. cz/clanek/postup-při-vyrizovani-..)
- Best praktice Jak vyřizovat elektronickou poštu, Ministerstvo informatiky ČR – na stránkách www.mvcr.cz v sekci e Government, elektronický podpis (www.mvcr.cz/clanek/pravidla-pro-vyrizovani-elektronicke-posty.aspx)
- Stanovisko odboru archivní správy a spisové služby k užívání časového razítka v souvislosti s odesíláním a ukládáním dokumentů v digitální podobě (www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx)
Neplatné právní předpisy
- Nařízení vlády č. 29/1954 Sb., o archivnictví
- Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví (byl celkem 5 x novelizován)
(Zákon č. 343/1992 Sb., zákon č. 27/2000 Sb., zákon č. 120/2001 Sb., zákon č. 107/2002 Sb., a zákon č. 320/2002 Sb.)
- Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení (prováděcí vyhláška k zákonu č. 97/1974 Sb.)
- Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, Věstník Ministerstva vnitra č. 76/2009 a č. 101/2010