Return to Naše služby a činnost

Další činnosti

Předarchivní péče znamená především právo a povinnost archivu dohlížet na to, zda je s písemnostmi u původců řádně nakládáno a zda nejsou ničeny archiválie. V praxi to znamená kontrolní dohlídky v terénu, při nichž se kontroluje způsob příjmu, evidence, vyřizování, ukládání a vyřazování písemností. Archiváři zároveň zdarma poskytují metodickou pomoc při vedení spisové služby. Veškeré písemnosti, jimž uplynuly tzv. skartační lhůty (zpravidla 5 až 10 let od vzniku nebo vyřízení písemnosti), jsou tříděny na písemnosti bezcenné (skupina S) a na písemnosti s trvalou hodnotou (archiválie – skupina A). Písemnosti skupiny S jsou na základě povolení uděleného státním okresním archivem ničeny, písemnosti skupiny A, jež je třeba uchovat pro budoucí generace, přebírá archiv do své péče. Tento proces se nazývá skartační řízení. Přejímání archiválií Zákon o archivnictví definuje archiválii jako záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.  Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou. Jejich druhy jsou různé podle činnosti jejich původců, která může být politická, správní, soudní, finanční, technická, obchodní, hospodářská, umělecká, literární a jiná, nebo může mít charakter ryze soukromý. Jsou to především různé listiny, listy a úřední knihy, spisy a jejich evidenční pomůcky, mapy a plány, ale i statistická a plánovací dokumentace, technické výkresy, schémata a diagramy, letáky, novinové výstřižky, obrazy, fotografie, audiovizuální nahrávky a elektronické záznamy, rukopisy vědeckých a jiných prací, katalogy a ceníky, diáře a kroniky, publikace vydávané původcem, vzorkovnice atd. Zájem na trvalé existenci archiválií má celá společnost, neboť následky ztráty takových dokumentů lze přirovnat ke ztrátě paměti jednotlivce. Zákon proto mimo jiné ukládá povinnost předávat archiválie do institucí, jež jsou na péči o archiválie specializovány, tj. do archivů. Tato povinnost se vztahuje především na orgány veřejné správy. Do archivu se dostávají archiválie v rámci skartačního řízení, nebo mimo skartační řízení, například jako nález, dar, dále nákupem (od právnických osob, od jednotlivých občanů, z antikvariátů), při likvidaci podnikatelského subjektu, v rámci pozůstalostního řízení (jako odúmrť nebo odkaz) a delimitací z jiných archivů. O převzetí je sepsán předávací protokol zahrnující soupis archiválií, následně je přírůstek zaevidován do přírůstkové knihy archivu a do celostátní evidence Národního archivního dědictví České republiky (na fyzické karty a od roku 1992 také do příslušné databáze, jež je distribuována do archivní sítě ČR na CD ROMu). Ochrana archiválií Převzaté archiválie jsou uloženy do speciálních obalů (kartony z odkyselené lepenky, fascikly, mapovnice apod.), jež jsou označeny tak, aby bylo možné archiválie kdykoli dohledat, a poté jsou umisťovány do depozitářů vybavených regály, mapovými skříněmi apod. V depozitářích je udržována stálá teplota a vlhkost optimální pro dlouhodobé uchovávání archiválií (15 až 18°C a 50 až 60% vlhkosti), písemnosti musí být zabezpečeny proti ultrafialovému záření. Poškozené archiválie jsou konzervovány a restaurovány buď přímo v dílnách archivů, nebo v soukromých restaurátorských ateliérech. Státní okresní archiv Chrudim je jako jeden ze tří státních archivů na území Pardubického a Královéhradeckého kraje vybaven restaurátorskou dílnou. Archiv dále chrání fondy proti zcizení, požáru a dalším negativním jevům pomocí řady technických a provozních opatření. Zpracování archiválií Písemnosti vzniklé z činnosti jednoho původce tvoří jeden archivní fond. Jsou uspořádány podle stanoveného schématu a je k nim zhotovena tzv. archivní pomůcka, což je podrobný seznam archiválií v rámci fondu. Badatel, jenž přijde do archivu, má tento seznam k dispozici a s jeho pomocí vyhledává potřebné archiválie.

Permanent link to this article: https://vychodoceskearchivy.cz/chrudim/sluzby/cinnosti/