Return to Předarchivní péče

Podmínky pro získání akreditace archivů

Podmínky pro získání akreditace archivů (§ 58 zákona)

Pro udělení akreditace archivu musí žadatel ministerstvu vnitra předložit žádost, která musí obsahovat::

a) název a adresu sídla archivu,

b) postavení archivu v organizační struktuře zřizovatele, je-li zřizovatelem právnická osoba,

c) účel zřízení archivu,

d) kopie evidenčních listů Národního archivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude pečovat,

e) spisový řád zřizovatele, je-li původcem uvedeným v § 63 odst. 1

Ministerstvo vydá rozhodnutí o žádosti do 6 měsíců ode dne jejího podání.

Zřizovatel archivu je povinen bez zbytečného odkladu oznámit ministerstvu všechny změny skutečností, které byly uvedeny v žádosti o akreditaci archivu, zejména změny ve splňování podmínek v § 61 zákona.

Do 3 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o udělení akreditace vydá zřizovatel archivu badatelský řád.

Oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě (§ 60a zákona)

Žádost o udělení oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě může podat pouze zřizovatel akreditovaného archivu, s výjimkou případů, kdy tato žádost je součástí žádosti o akreditaci archivu.

Žádost musí kromě obecných náležitostí podle správního řádu obsahovat:

a) název a adresu sídla archivu a adresy míst staveb, ve kterých budou umístěna úložiště archiválií v digitální podobě,

b) podklady pro rozhodnutí, zda archiv splňuje podmínky stanovené v § 61 odst. 2 a 4,

c) popis způsobu uložení archiválií v digitální podobě,

d) koncepci dlouhodobého uchovávání a ochrany dokumentů určených pro předávání do digitálního archivu,

e) identifikaci ukládaných archiválií v digitální podobě,

f) seznam metadat týkajících se popisu archiválií v digitální podobě, popisu a evidence archivních souborů a popisu původců,

g) návrh provozního řádu digitálního archivu,

h) potvrzení Národního archivu o úspěšném provedení zkušebního přesunu archiválií v digitální podobě do Národního archivu.

Ministerstvo vydá rozhodnutí o oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě do 1 roku ode dne podání žádosti.

Podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu v archivech (§ 61 zákona)

  1. Podmínky stavebně technické

a) Budova archivu nesmí být umístěna v záplavových územích a v ochranných pásmech vzletových a přistávacích drah letišť,

b) budova archivu musí být situována mimo oblast plynného a prašného znečištění,

c) prostory pro ukládání archiválií musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení archiválií,

d) prostory pro ukládání archiválií musí být umístěny nad hladinou spodní vody, musí být zajištěno přirozené nebo umělé větrání k udržování stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory musí být opatřeny přístroji k měření těchto hodnot,

e) prostory k ukládání archiválií s magnetickým záznamem musí být chráněny před účinky elektromagnetického pole,

f) archiv, který je současně digitálním archivem, musí disponovat nejméně dvěma plnohodnotnými úložišti archiválií v digitální podobě vzdálenými od sebe vzdušnou čarou nejméně 50 km, umístěnými v lokalitách, které svým geografickým charakterem vylučují současné nebo následné škodlivé působení přírodních vlivů nebo jevů vyvolaných činností člověka vedoucích k poškození nebo zničení archiválií anebo vyžadujících provedení záchranných prací.

  1. Podmínky prostorové

a) Prostory archivu musí být rozděleny na prostory s přístupem veřejnosti a prostory bez přístupu veřejnosti, přičemž komunikační trasy obou oddělených částí se neprotínaly,

b) místnost pro příjem a archivní zpracování, místnost pro uložení archiválií, místnost pro očistu, dezinfekci, konzervaci, restaurování a reprografické zpracování archiválií a místnost pro uložení archiválií rezervovaných ke studiu, jsou-li zřízeny, musí být vždy v prostorách bez přístupu veřejnosti,

c) v prostorách s přístupem veřejnosti musí být zřízena místnost určená k nahlížení do archiválií (badatelna),

d) uložení archiválií v místnostech pro uložení archiválií musí být zaznamenáno v plánu uložení archiválií a tento plán musí být po každé změně v umístění uložených archiválií neprodleně aktualizován.

  1. Podmínky bezpečnostní

a) Budovy archivů musí mít zpracovánu bezpečnostní dokumentaci, jejíž součástí musí opatření proti vniknutí nepovolaných osob do archivních prostor, proti krádeži archiválií a proti teroristickým útokům, u specializovaných archivů a bezpečnostních archivů též opatření zajišťující objektovou bezpečnost,

b) budovy archivů musí mít zpracovánu požární dokumentaci, být vybaveny elektronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a v prostorách pro uložení archiválií musí být pouze práškové hasicí přístroje,

c) mechanické a elektronické zabezpečovací zařízení musí být umístěno na oknech a dveřích na plášti budovy do výše druhého nadzemního podlaží nebo vyššího podlaží, do něhož by bylo možné vniknout z vodorovných prvků konstrukce budovy, a uvnitř budovy na všech místech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné,

d) archivní prostory bez přístupu veřejnosti musí být zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti vniknutí nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí,

e) klíče od všech vstupů do archivních prostor musí být uloženy u pověřeného zaměstnance archivu, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vracení a v případech, kdy je vstup do archivních prostor ovládán elektronicky, byla stanovena přístupová práva jednotlivých zaměstnanců archivu,

f) archivní prostory, v nichž jsou uloženy národní kulturní památky, musí být nepřetržitě střeženy.

  1. Podmínky materiální

a) Archiv musí být vybaven zařízením pro pořizování kopií archiválií, a pokud spravuje mikrografické záznamy, též čtecími přístroji na mikrofilmy,

b) archivní prostory, v nichž jsou uloženy archiválie, musí být vybaveny regály pro uložení archiválií, a je-li toho třeba, i speciálními ukládacími prostředky pro uložení map. Plánů, technické dokumentace a archiválií velkých formátů, filmových a fotografických záznamů, zvukových a audiovizuálních archiválií v digitální podobě,

c) vybavení badatelny musí umožňovat použití přenosných prostředků výpočetní techniky.

  1. Podmínky finanční

Musí být zajištěny povinné minimální průměrné roční náklady v rozpočtu zřizovatele na provoz archivu vypočtených jako součin částky průměrných nákladů na 1 běžný metr archiválií a celkového množství uložených archiválií, počítaného v běžných metrech.

  1. Podmínky personální

a) Vedoucí pracovní místa v archivu musí být obsazena zaměstnanci s vysokoškolským vzděláním archivního nebo historického směru nebo v příslušném speciálním oboru

b) musí připadnout nejméně 1 zaměstnanec na správu 2000 běžných metrů archiválií písemného charakteru

c) musí být dostatečný počet zaměstnanců v badatelně tak, aby 1 zaměstnanec připadl na 10 badatelů denně.

Zpět