Return to Předarchivní péče

Podmínky pro fungování spisovny veřejnoprávního původce

Podmínky pro fungování spisovny veřejnoprávního původce

Spisovna

je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby původce a k provádění skartačního řízení (§ 2. písm.m) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změněn některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů). Do spisovny jsou ukládány veškeré vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce po dobu trvání skartační lhůty. Dokumenty se do spisovny ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument u sebe déle. Dokumenty se do spisovny ukládají podle spisového a skartačního plánu. V případě zániku určeného původce je potřeba spisovnu předat právnímu nástupci, zřizovateli nebo tomu, na koho přechází působnost zaniklého původce.

Budova

v níž je spisovna umístěna, musí splňovat tyto podmínky: (§ 68, odst. 4 zákona)

a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,

b) musí být pro ni zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními

hasicími přístroji, v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,

c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů,

d) prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů,

e) prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.

Tytéž podmínky se vztahují i na správní archivy správních orgánů.