Předarchivní péče

 

SPISOVÁ SLUŽBA

Legislativa

Likvidace společnosti

 

 

 

Archivní dohled a metodická pomoc

Státní okresní archiv Pardubice, Bělobranské nám. 1, 530 02  Pardubice

Archivní inspektor:   tel. 466 009 603,

 

 

Spisová služba zajišťuje odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původců (úřadů, škol, firem…), popřípadě z činnosti jejich právního předchůdce. Jedná se o proces zahrnující příjem dokumentů, jejich evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.

Spisová služba se řídí zejména zákonem č. 499/2004 Sb.,, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zejména §§ 63–72, dále jen „zákon“) a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (více viz Legislativa).

 

V plném rozsahu vykonávají spisovou službu tzv.určení“ původci  (§ 63 odst. 1 a 2 zákona), tj.:

  • veřejnoprávní původci (organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky,  vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem),
  • kraje,
  • hlavní město Praha,
  • obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
  • městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.

 

V omezeném rozsahu vykonávají spisovou službu:

  • obce, které nemají pověřený obecní úřad a obce bez matričního a stavebního úřadu
  • školy a školská zařízení
  • organizační složky územních samosprávních celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č.1 nebo 2 k zákonu o archivnictví
  • právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č.1 nebo 2 k zákonu o archivnictví.

 

Možnost výběru formy vedení spisové služby (elektronická či listinná) mají:

  • obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
  • městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem
  • obce, které nemají pověřený obecní úřad a obce bez matričního a stavebního úřadu
  • školy a školská zařízení
  • organizační složky územních samosprávních celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č.1 nebo 2 k zákonu o archivnictví
  • právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č.1 nebo 2 k zákonu o archivnictví.

 

Skartační řízení je proces, do kterého se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta (doba, během níž musí být dokument uložen u původce), a úřední razítka vyřazená z evidence. Ve skartačním řízení příslušný archiv vybere z dokumentů archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů bez trvalé hodnoty, a to na základě původcem předloženého skartačního návrhu.

 

Skartační návrh obsahuje (§ 9 odst. 1 zákona):

  • označení původce nebo jeho právního nástupce,
  • seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku,
  • jsou-li  navrženy  rovněž dokumenty vzniklé z činnosti  původce, jehož je zpracovatel  skartačního návrhu právním nástupcem, uvádí se  tyto dokumenty s označením původce v  seznamu  samostatně.

Můžete použít připravený vzor skartačního návrhu.

 

Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu. Spisový řád je vnitřním předpisem původce, který stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový řád vydávají všichni původci, kteří vykonávají spisovou službu (viz výše). Veřejnoprávní původce aktuální znění Spisového řádu zasílá bezodkladně po jeho vydání či změně na vědomí do příslušného státního archivu.

 

 

Spisový řád obsahuje též (vyhláška č. 259/2012 Sb. a §§ 65–69a zákona):

  • charakteristiky dokumentů, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, a tudíž nepodléhají evidenci,
  • podrobnosti převádění dokumentů v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak,
  • výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy (elektronická nebo listinná),
  • pravidla pro uspořádání dokumentů ve spisu v analogové podobě, pokud není řazení chronologické,
  • rozdělování doručených dokumentů,
  • přehled spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt, které jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu,
  • okamžiky rozhodné pro plynutí skartačních lhůt,
  • podmínky podepisování dokumentů v analogové podobě, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování,
  • podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek,
  • postup při ukládání dokumentů,
  • postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů,
  • způsob přípravy a průběh skartačního řízení,
  • postup při provádění spisové rozluky,

 

 
 
 

Permanent link to this article: https://vychodoceskearchivy.cz/pardubice/predarchivni-pece-2/