Historie a současná činnost archivu

Stručná historie archivu
Vznik přímého předchůdce Státního oblastního archivu v Hradci Králové (dále „SOA“) a okresních archivů souvisí s budováním soustavy státních archivů započatým v 50. letech 20. století. V roce 1960 dostal tehdejší státní archiv k dispozici areál zámku v Zámrsku, kam byly postupně sváženy archiválie z jiných depozitářů. Rok 1960 je rovněž spojen se správní reformou, při níž vzniknul Východočeský kraj se sídelním městem Hradec Králové. Tím byl zároveň vymezen obvod působení tehdejšího Státního archivu v Zámrsku.
Na přelomu 50. a 60. let 20. století se paralelně konstituovala i síť okresních archivů, které byly na rozdíl od státních archivů s oblastní působností organizační součástí tzv. lidosprávy, konkrétně okresních národních výborů a od roku 1990 jejich nástupců, tj. okresních úřadů.
Zásadním mezníkem se stal 1. srpen 2002, kdy se státní oblastní archivy osamostatnily od ministerstva vnitra a byly do nich začleněny státní okresní archivy jako vnitřní organizační jednotky. V této podobě fungují státní oblastní archivy dosud. Od 1. ledna 2022 je sídlem archivu Hradec Králové a jeho název zní Státní oblastní archiv v Hradci Králové.

Současná organizace
SOA je v současnosti samostatnou organizační složkou státu zřízenou zákonem. Náleží do resortu ministerstva vnitra, které k němu vykonává zřizovatelské funkce. Stejně tomu je i u dalších státních oblastních (na Moravě a ve Slezsku zemských) archivů, které mají svá sídla v Brně, Litoměřicích, Opavě, Plzni, Praze a Třeboni. Tyto archivy mají zákonem dané kompetence a územní působnost. SOA působí na území Královéhradeckého kraje a Pardubického kraje.

Archiv se od 1. 1. 2021 vnitřně dělí na 14 organizačních útvarů:
Ředitelství,
Ekonomicko-provozní oddělení Pardubice,
Archivní oddělení Hradec Králové,
Archivní oddělení Zámrsk,
Správa areálu Zámrsk,
Oddělení Státní okresní archiv Hradec Králové,
Oddělení Státní okresní archiv Chrudim,
Oddělení Státní okresní archiv Jičín,
Oddělení Státní okresní archiv Náchod,
Oddělení Státní okresní archiv Pardubice,
Oddělení Státní okresní archiv Rychnov nad Kněžnou,
Oddělení Státní okresní archiv Svitavy se sídlem v Litomyšli,
Oddělení Státní okresní archiv Trutnov,
Oddělení Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí.

Hlavní činnosti
SOA a jeho organizační útvary jsou kombinací správního úřadu a paměťové instituce, která má níže uvedené základní úkoly.

Předarchivní péče
V rámci předarchivní péče je archivu státem svěřen dohled na řádné nakládání s dokumenty, z nichž některé budou archivem vybrány za archiválie určené k trvalému uchování, ať už jsou v analogové nebo digitální podobě. Z tohoto důvodu má přiděleny do péče konkrétní typy původců, které kontroluje, povoluje jim skartace, provádí u nich výběr archiválií a poskytuje jim metodickou pomoc.
Oblastní oddělení mají na starosti původce s krajskou a oblastní působností (krajské soudy, krajské úřady atp.), státní okresní archivy původce s okresní a místní působností (okresní soudy, města, obce, školy ad.). Dále se rozlišuje, zda jde o původce ze sféry veřejné správy, nebo o takzvané soukromoprávní původce, kteří mají vůči státu mnohem méně povinností než původci veřejnoprávní.
Tyto agendy jsou časově a organizačně velmi náročné.

Evidence a ochrana archiválií
Po výběru jsou archiválie uloženy do depozitářů a základní údaje o nich jsou zaneseny do celostátní evidence Národního archivního dědictví, která je při každé změně aktualizována. Obvykle archiválie od jednoho původce tvoří jeden archivní fond, vedle toho jsou tvořeny sbírky (map, fotografií apod.). SOA takto eviduje více než 26 000 fondů a sbírek (souhrnně nazývaných archivní soubory) od různých původců. Pokud bychom seřadili analogové archiválie uložené ve všech archivních odděleních SOA za sebe, vznikla by řada dlouhá přes 70 kilometrů. Přicházet začínají i digitální archiválie.
Objekty a místnosti pro uložení archiválií musejí splňovat náročné normy z hlediska bezpečnosti i klimatických podmínek. Poškozené archiválie jsou ošetřovány na třech konzervátorských pracovištích, a to v Chrudimi, Pardubicích a v Zámrsku.

Zpracování a zpřístupňování archiválií
K archiváliím a archivním souborům je postupně zhotovován podrobnější popis, který slouží k vyhledávání podle požadavků úřadů, badatelů i archivářů samých. Výstupy mají nejčastěji podobu archivní pomůcky, což jsou seznamy archiválií k určitému archivnímu souboru. SOA eviduje přes 12 000 archivních pomůcek.
Archiválie jsou, pokud tomu nebrání zákonem daná omezení, zpřístupňovány v badatelnách. Během roku navštíví badatelny celého SOA kolem 2 000 badatelů, z toho někteří opakovaně, takže jde o tisíce návštěv ročně. Oddělení archivu dále odpovídají ročně na stovky dotazů doručených klasickou nebo elektronickou poštou a vyhotovují kopie archiválií.
Nejčastěji klienti archivu požadují údaje o osobách, majetku a stavbách, k frekventovaným tématům patří též dějiny obcí a institucí.
Z výše uvedeného vyplývá, že zpřístupňování archiválií formou výstav, publikací a přednášek je v archivu spíše okrajovou činností, na niž nezbývá mnoho času.

Knihovnictví
Archivní oddělení spravují odborné knihovny s regionálním zaměřením, na rozdíl od jiných veřejných knihoven jsou však publikace a periodika k dispozici jen prezenčně v badatelně.

Ekonomicko-provozní záležitosti
Těžiště činnosti SOA sice spočívá v oblasti archivnictví, archiv má však přes 130 zaměstnanců s pestrou škálou různých funkcí (celkem jde o 21 druhů povolání), spravuje dvě desítky objektů ve dvou krajích a majetek v hodnotách stovek milionů korun, takže zabezpečení provozu si vyžaduje své i po stránce organizační, personální, právní, bezpečnostní, finanční, majetkové a technické.