Rady pro kronikáře

Níže uvedené vzory a zásady jsou jen doporučené.

Materiálně technická stránka vedení kronik

Níže uvedené požadavky se mohou zdát nepřiměřené, zvláště pokud kroniku vede nebo hodlá vést malá organizace či jednotlivec. Na druhou stranu bychom měli mít na paměti, že kroniku vedeme nejen pro sebe, ale zejména pro budoucí generace. Kronika by tedy měla mít formu zaručující dlouhodobé uchování v řádech desetiletí a staletí a měla by být přehledná.
Papír: Bílý, nelinkovaný, dokumentní papíru s dlouhodobou životností, nebo alespoň dřevoprostý papír. Až do zavedení strojové výroby v 18. století nebyl s papírem problém. Dnes už si musíme vybírat. Běžný kancelářský papír má nevhodné složení, což snižuje jeho trvanlivost a časem způsobí degradaci materiálu.
Listy: v jednom svazku obvykle 150-250 listů.
Rozměry: zpravidla 30×38 cm.
Vazba: Celokožená nebo polokožená, na deskách nápis: Kronika, název organizace, okres, číslo svazku. Kronika psaná na stroji nebo na počítači se váže vždy po dokončení svazku a tak, aby byl ukončen roční zápis. Nutná je schvalovací doložka úřadu.
Pouzdro: Chránící před prachem, znečištěním a otěrem. Většinou kartounové, potažené plátnem.
Psací prostředky, tisk z počítače: Ideální je ručně psaná kronika. Nedoporučujeme však používat barevné inkousty, fixy a propisovací tužky, dokumentní inkoust dnes bohužel postrádá dřívější kvalitu. Na trhu se naštěstí nedávno objevily speciální jemné popisovače (linery), které jsou nekyselé, světlostálé a vodě odolné (například typ Centropen 2631). Pokud chcete používat psací stroj, pište pouze na jednu stranu listu a dokumentní páskou. Tisk z počítače je jednoduchou, rychlou, moderní a tou nejhorší možnou variantou. Dlouhodobá životnost tisku je totiž v kombinaci s běžným papírem velmi nízká. Neobstojí žádný běžně dostupný druh tisku ani typ tiskárny.
Grafická úprava stránky: Názvy hlavních kapitol psát přes celou šířku stránky. Věcná hesla umožňující rychlou orientaci psát na levý / pravý okraj stránky. Významná hesla v textu je možno podtrhávat.
Číslování stránek: Očíslovat v horním rohu na každé straně (ručně nebo na počítači). Nepoužívat číslovačky s razítkovou barvou.
Úprava stránek: horní okraj 3,5 cm, dolní okraj 4 cm, okraj po straně listu 4,5 cm, okraj u hřbetu 2,5 cm.
Zálohovací média: Pokud už kroniku vedete na počítači, zálohujte vždy nejméně na dvou médiích. Platí zásada, že zálohuji tak, jak hodně si vážím své práce. Velmi nespolehlivé diskety jsou už dnes bezpředmětné, ale v žádném případě se nenechte ukolébat ani reklamními slogany o životnosti CD či DVD. Je bohužel prokázáno, že do dvou let na nich nemusíte mít nic. Text tedy pro jistotu vytiskněte vždy, jakmile je hotov. A mezi námi: I kdyby vám médium vydrželo dvacet nebo padesát let, použitý software bude už tak zastaralý, že ho s velkou pravděpodobností na žádném počítači neotevřete.
Nepsané záznamy: Většině kronikářů a čtenářů kronik se to nebude líbit, ale nedá se nic dělat. Nepoužívejte techniky, které poškozují papír a vazbu knihy: vlepování fotografií či jiných dokumentů, výzdoba prováděná nevhodnými prostředky (fixy apod.). Je to sice hezké, mít hned u zápisu o akci fotografie, ale pokud si nevyrobíte speciální lepidlo, zaděláváte budoucím generacím na problém. S větším množstvím vlepených dokumentů se také špatně vyrovnává vazba. Fotografie jsou jedny z nejdůležitějších a nejzajímavějších příloh, proto si zaslouží ještě tento dovětek: Ty nejdůležitější fotografie nechte vyvolat klasickou cestou. Netiskněte je na tiskárnách a nespoléhejte na to, že je máte v počítači nebo na zálohovacích médiích. Vyvolané fotografie ukládejte do fotoalb a nezapomeňte k nim uvést dataci a popis obsahu. Že je na fotografii Pepa coby účastník loňské Loutkářské Chrudimi, víte vy, Pepa a pár vašich známých, ale za pár (desítek) let…
Uložení kroniky: Před předáním do péče archivu ukládat na bezpečném místě s vhodným klimatem (ideálně 15-18°C, 50-60% vlhkosti a především bez teplotních výkyvů). Kronika obce (města) je součástí agendy obecního úřadu a nesmí přejít do soukromých rukou.

Obsah kroniky všeobecně

Kronikář by měl mít stále na paměti, že jeho dílo budou číst lidé i za několik desítek let a staletí. To co nám připadá samozřejmé, může být jednou nesrozumitelné a z jiných zdrojů informací nedostupné.
Každý svazek kroniky jakékoli organizace by měl obsahovat tyto údaje: Název organizace. Adresu sídla. URL adresu internetových stránek (pokud existují). Základní informace o organizaci – kdy a proč vznikla, jaký je její účel, jakými pravidly se řídí.
Jednou za rok by se v kronice měly objevit tyto informace: Jména a názvy funkcí vedoucích organizace. Počty zaměstnanců, členů, klientů organizace. Základní organizační struktura organizace. Rozpočet a jeho struktura (příjmy, výdaje), nejvýznamnější položky a jejich čerpání. Jméno kronikáře a datace pořízení zápisu. Nový kronikář by se měl vždy stručně představit.
Ať se pořizuje záznam jednou za rok, nebo častěji, nemělo by chybět následující: Změny v umístění organizace, organizační struktuře, úředních hodinách, místech a datech schůzek apod. Změny právního rámce fungování organizace. Změny ve správních obvodech a kompetencích organizace. Postřehy k vývoji v oblasti života, v níž organizace působí. Popis akcí pořádaných organizací. Významná spolupráce s jinými subjekty. Návštěvy významných osobností. Ocenění udělovaná organizací nebo organizaci. Mimořádné události. Prezentace organizace: publikace, zpravodaje, propagační materiály, internet, články v tisku, televize, rozhlas.
Kroniky a ochrana osobních údajů: Při psaní a publikování kroniky je třeba mít na paměti ustanovení zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Viz též stránky Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Obsah obecní kroniky

1. Záznamy na titulním listě: Provést vždy při zakládání nového svazku nebo pokud chybí ve stávajícím svazku: Kronika, obec …, okres …, díl, časový rozsah vedení, razítko obce, podpis starosty, počet stran kroniky.
2. Úvod: Zapsat vždy při zakládání nového svazku: Usnesení zastupitelstva o založení kroniky. Údaje o tom, zda byly vedeny předchozí svazky, zda se dochovaly nebo byly ztraceny, zničeny, popř. jejich aktuální místo uložení. Výčet osob pověřených péčí o kroniku: kronikář, členové letopisecké komise, spolupracovníci.
3. Stručný životopis kronikáře, popř. jeho spolupracovníků. Zapsat vždy při zakládání nového svazku nebo při změně kronikáře: jméno, datum jmenování kronikářem, datum, kdy začíná psát kroniku, stručný životopis (datum a místo narození, vzdělání, povolání), rozhodnutí obecního úřadu o odvolání / jmenování kronikáře, způsob převzetí kroniky kronikářem, počet dokumentačních příloh v době převzetí kroniky.
4. Popis obce: vyhotovit, pokud popis v kronice chybí a vždy při zakládání nového svazku.
– poloha obce: okres, nejbližší město, okolní obce, vzdálenost od nich, komunikační spoje, pošta, telefon, hranice katastru,
– rozloha obce, polí, luk, pastvin, lesů, sadů, potoků, řek, rybníků,
– přírodní poměry: rostlinstvo, zvířena, chráněné a významné přírodní útvary,
– vzhled obce: počet domů, druhy staveb, stáří nejstarších budov, význačné budovy, stavební a kulturní památky, zemědělské a průmyslové objekty, názvy částí obce, jména ulic a náměstí, místní názvy, které jsou někdy předávány jen ústním podáním,
– obyvatelstvo: počet obyvatel, přehled podle zaměstnání, vzdělání, národností, stáří, pohlaví,
– politický a veřejný život obce: správa obce, obecní / městský úřad, obecní zastupitelstvo, komise, politické strany, spolky a sdružení občanů, tělovýchovné, sportovní a kulturní organizace a kluby a jiné významné aktivity,
– hospodářské poměry: zemědělství, výměra pěstovaných plodin, lesů a luk, počet občanů pracujících v zemědělství, zelinářství, ovocnářství, vinařství, chmelařství, v lesním hospodářství apod., průmyslová a řemeslná výroba, obchod, peněžní ústavy vč. počtu zaměstnaných apod.,
– zdravotní a sociální zařízení: zdravotní středisko, soukromé ordinace, rehabilitační péče, poradny, jesle, mateřské školy, školní družiny, jídelny, domy s pečovatelskou službou aj.,
– kultura a školství: druhy škol, počty žáků, učitelů, počty dojíždějících za vzděláním mimo obec, další možnosti vzdělávání (např. v soukromých školách a kurzech), rekvalifikační kurzy apod. Kulturní a osvětová zařízení – knihovna, kulturní dům, osvětová beseda, kino, muzeum, galerie, památník, archiv, kulturní zájezdy pro občany, lidová tvořivost občanů obce, lidové zvyky v obci, významní rodáci činní v kulturním životě apod.,
– tělovýchova a sport: tělovýchovné organizace a sportovní kluby, počty členů, tělovýchovná a sportovní zařízení, sportovní činnost mládeže, významné sportovní úspěchy občanů obce, významné sportovní akce tradičně pořádané v obci.
5. Zápisy z období do r. 1945 a po r. 1945: Pokud v kronice obce (města) zcela chybí, je třeba zpětné zápisy postupně zpracovávat a poté doplnit do stávajícího nebo do samostatného svazku (tzv. retrospektivní zápis). Pro schvalování retrospektivního zápisu platí stejná pravidla jako pro současné roční zápisy a měl by být podepsán kronikářem, předsedou letopisecké komise, popř. starostou.
6. Opravy zápisů: Oprava krátkého rozsahu se provádí přeškrtnutím původního záznamu a nadepsáním nového textu. Opravy většího rozsahu se napíší na konec záznamů běžného roku a učiní se o tom odkazy u původního zápisu i u zápisu opravného. Pro schvalování oprav platí stejná pravidla jako pro současné roční zápisy a měly by být podepsány kronikářem, předsedou letopisecké komise, popř. starostou.
7. Současné roční zápisy: V průběhu roku události a data údaje zaznamenávat do diáře. Postupně zpracovávat záznamy v diáři do formy záznamů v příručním sešitu, kartotéce nebo v počítači. Na základě výše uvedeného zpracovat koncept celoročního zápisu do kroniky, jenž bude předložen letopisecké komisi k posouzení.
8. Rejstříky: Pokud to přispěje k přehlednosti kroniky, je možné vytvořit k uzavřenému svazku rejstříky.

Členění do kapitol a hesel:
A. Politický a veřejný život
Události ve světě a v ČR, které se dotýkaly života obce / města, Struktura orgánů státní správy a činnosti samosprávy (volby, volební programy, složení orgánů, změny ve složení a pravomocích), činnost obecního / městského úřadu (slučování a rozlučování obcí, činnost obecního zastupitelstva, rady, komisí, veřejné schůze, činnost poslanců, zaměstnanci obecního úřadu, umístění obecního úřadu, úřední hodiny), hospodaření obce (rozpočet příjmů a výdajů obce, skutečnost, zhodnocení hospodaření, hlavní směry obecních investic, dotace), činnost politických stran, výročí obce, spolků a jiných organizací, významné návštěvy v obci.
B. Obyvatelstvo
Sociální a demografický vývoj: statistika obyvatel k 1. lednu, počet obyvatel (dále podle pohlaví, věku, zaměstnání, počet sňatků, úmrtí, stěhování z obce a do obce, nezaměstnanost, příčiny poklesu či vzrůstu těchto ukazatelů, péče o obyvatelstvo (sociální zabezpečení, pracovní příležitosti, výročí občanů, zdravotnictví, péče o důchodce a zdravotně postižené, Český červený kříž, pohřby, hřbitovy aj.), neštěstí (dopravní nehody, požáry, povodně, zločinnost, vraždy).
C. Hospodářský život
Zřízené, existující a zrušené podniky, výrobní programy a jejich změny: zemědělství (úroda, péče o půdu), průmysl, podnikání, obchod a služby (vč. cestovního ruchu a peněžnictví), zásobování obce, ceny potravin a jiného zboží v obci.
D. Úpravy obce, doprava, spoje, změny životního prostředí
Výstavba a údržba: obecní, soukromá, družstevní (obytné budovy, provozovny, komunikace, vodní nádrže, vodovody, kanalizace, regulace vodních toků, zakládání hřišť, koupališť, úprava prostranství a sadů atd.), změny v pojmenování ulic, prostranství, organizací, škol, ochrana životního prostředí, změny v dopravě (místní, vlaky, autobusy), soukromé dopravní prostředky v obci, pošta (umístění, úřední hodiny, odběr časopisů, novin), veřejné telefonní stanice, místní rozhlas, památková péče (ochrana památek, lidových staveb a jejich využití).
E. Školství, kultura a sport
Činnost školských zařízení, personální obsazení škol, žáci a jejich úspěšnost na vyšším stupni škol a ve školních soutěžích, mimoškolní činnost žáků a pedagogů, kulturní činnost (činnost kulturních, společenských a sportovních organizací, knihovny, filmová a divadelní představení, besedy, přednášky, výstavy, plesy, sportovní akce aj.).
F. Průběh roku, počasí, klimatické změny
G. Každodenní život obyvatel obce (města), různé
7. Přílohy kroniky
A. Fotografická dokumentace
Fotografické reportáže: Kdo, Co, Kdy, Kde, Proč, Jak. Zachytit celky, polocelky a pak detaily. Fotografie číslovat pořadovými čísly a rokem pořízení a popisovat je na zvláštním listu papíru nebo tužkou na zadní stranu. Fotografie statických objektů (architektura, přírodní útvary apod.): snímky pořizovat pokud možno v létě (v zimě pro dokumentaci počasí, na jaře a na podzim pokud objekt v létě zakrývá vegetace). – uložení fotografií: v temnu, chladnu a suchu (ideálně 2-18°C, 20-50% vlhkosti) v kartonových krabicích (pokud možno z odkyselené lepenky).
B. Pohlednice, grafické listy
C. Plakáty, pozvánky, letáky, drobné tisky, mapy, plány apod.
Ukládat tak, aby nebyly poškozeny (mapy a plakáty větších rozměrů do mapovnic apod.).
D. Noviny, novinové výstřižky
Vkládat do průhledných desek.
E. Filmová dokumentace (včetně videodokumentace)
Popsat: námět filmu, datum pořízení, osoby, které film realizovaly (režisér, kameraman ad.), technické parametry (šíře – 16 mm, 8 super, 8 normál atd.; délka, barevnost, rychlost snímání, údaje o zvuku – němý, zvuk optický, magnetický, zvuk na magnetické pásce apod.). Uložit jako fotografickou dokumentaci nebo předat odborníkům.
F. Zvuková dokumentace
Popsat: námět, datum pořízení, osoby zúčastněné na pořízení, technické parametry (typ média – magnetofonové cívky, magnetofonové kazety, gramofonové desky; délka záznamu, stopy na cívkách – záznam dvojstopý, čtyřstopý; rychlost nahrávání; zvuk – mono, stereo). Neukládat ke zdrojům magnetického pole.
G. Písemná dokumentace, včetně písemných svědectví místních pamětníků
Do písemné dokumentace zásadně nepatří materiály archivní povahy, které pocházejí z činnosti obecních a městských úřadů, místních organizací a institucí, které si sice archivář mohl pro svoji práci vypůjčit, ale tyto materiály jsou součást spisového materiálu […] a s ním by měly být uloženy a archivovány podle obecných pravidel. (J. Kouba).
H. Různé další dokumenty o životě v obci
Trojrozměrné předměty vztahující se k životu obce (upomínkové předměty, medaile, vlajky, odznaky, archeologické nálezy atd.) předat do muzea a učinit o tom záznam na příslušném místě kroniky (včetně přírůstkového čísla).
8. Obecné zásady
Vždy uvádět: zdroj dokumentu, popř. datum a způsob jeho získání, datum vzniku nebo dataci zachycené skutečnosti, popis zachycené skutečnosti (místo, objekt, osoby, událost).
Přílohy tvoří nedílnou součást kroniky: evidovat všechny přílohy (např. řada F pro fotografie, T pro tiskovou dokumentaci, V pro výstřižkovou dokumentaci atd.), číslovat pořadovými čísly a rokem vzniku nebo pořízení. Uložit na bezpečném místě.
Kroniky a jejich přílohy jsou často využívány na besedách, přednáškách, výstavách, jsou předkládány různým oficiálním i přátelským návštěvám obce […]. Při jejich využívání by kronikář i představitelé obcí měli mít na zřeteli, že jde mnohdy o nenahraditelný materiál, jehož případné poškození je nenapravitelné. Rozbití gramofonové desky, skleněného negativu, poškození […] papírového materiálu při dlouhodobějším vystavení účinkům světla a řada dalších nebezpečí, kterým jsou tyto mnohdy velmi vzácné materiály vystaveny, by měly vést jak k zamyšlení směřujícímu ke zlepšení jejich ochrany a uložení, tak i ke zpřísněnému režimu při jejich využívání. Pro častější používání by si v obci měli opatřit kopii […]. (J. Kouba)