Vedení spisové služby v elektronické podobě

1. Základní informace
Povinně musí vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) zákonem stanovení veřejnoprávní původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město Praha. Ostatní veřejnoprávní původci si mohou zvolit, zda budou vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby nebo v listinné podobě. Jelikož drtivá většina původců v péči našeho archivu musí vykonávat spisovou službu v eSSL, v následujícím textu se budeme soustředit na ni.

Vykonává-li původce spisovou službu v eSSL, musí  tento elektronický systém spisové služby splňovat požadavky stanovené národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“) a původce zpravidla převádí doručené dokumenty v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Tyto povinnosti se vztahují i na samostatné evidence vedené v elektronických systémech.

2. S čím Vám můžeme pomoci
Původcům poskytujeme zdarma konzultace k vedení spisové služby včetně té elektronické.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Nemůžeme Vám doporučit poskytovatele elektronické spisové služby, ani se nemůžeme vyjadřovat k její certifikaci.
Nemůžeme za Vás nastavovat procesy spisové služby včetně té elektronické.
Nemůžeme zastupovat Vaši organizaci při jednáních s poskytovatelem eSSL a prosazovat za Vás povinnosti související s vedením spisové služby.

4. Jak postupovat?
Vedení spisové služby v eSSL musí splňovat zákonné požadavky, a to zejména:
– ověřování elektronických autentizačních prvků,
– označování dokumentů,
– vytváření spisů,
– používání elektronických autentizačních prvků (časové razítko, elektronické podpisy a pečeti) na vlastní dokumenty,
– uzavírání spisů, vyřizování dokumentů, označování spisovými znaky a skartačními režimy,
– používání aktuálních a smysluplných spisových a skartačních plánů a spisových řádů,
– ukládání dokumentů ve výstupních datových formátech,
– vytváření a ukládání denních transakčních protokolů eSSL,
– ukládání dokumentů, spisů a metadat k nim v elektronické spisovně,
– provádění elektronického skartačního řízení.
Ověřit si, zda výkon spisové služby odpovídá klíčovým právním požadavkům, lze za pomoci metodického návodu ministerstva vnitra pro kontrolu spisové služby vedené v elektronickém systému spisové služby u veřejnoprávních původců.

5. Na koho se obrátit?
Souhrnně řeší otázky eSSL Archivní oddělení Hradec Králové. Dále se lze obrátit přímo na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.
Metodické informace k vedení spisové služby v elektronické podobě lze nalézt na webových stránkách Národního archivu.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) v platné verzi.