Menu Zavřeno

Chci bádat v archiváliích

1. Základní informace
Náš archiv uchovává archiválie zaniklých i existujících původců s oblastní, okresní a místní působností z období od středověku do současnosti, a to především z oblasti Královéhradeckého kraje a Pardubického kraje. Jedná se například o krajské soudy, krajské úřady, velkostatky, okresní soudy, okresní úřady, obce, farní úřady, střední a základní školy, podniky, spolky, fondy jednotlivých osob a rodin atd. Množství nových archiválií přibývá každým dnem, od původců jsou však přejímány jen dokumenty s trvalou hodnotou, tedy zdaleka ne všechny (archiv například nepřebírá mzdové listy).

Archiválie jsou primárně tříděny do archivních fondů podle svého původce, tj. podle toho, kdo je vytvořil, shromáždil nebo předal do archivu (například okresní soud, městský úřad, základní škola).
Fondy původců s oblastní působností jsou uloženy až na výjimky v oblastních odděleních v Hradci Králové a v Zámrsku podle toho, zda jejich sídlo spadá do královéhradeckého nebo pardubického kraje. Naprostá většina podnikových fondů je uložena v Hradci Králové (výjimkou je například Texlen Trutnov uložený v SOkA Trutnov). Sbírka matrik a fondy velkostatků jsou uloženy v Zámrsku.
Fondy původců s okresní a místní působností jsou uloženy až na výjimky ve státních okresních archivech podle toho, do kterého okresu aktuálně spadá sídlo původce.

Z výše uvedeného vyplývá, že archiválie nejsou primárně řazeny podle jmen osob, obcí, čísel popisných nebo typu dokumentu (například kronika, fotografie, osobní spis, stavební dokumentace). Výjimkou z tohoto principu jsou archivní sbírky, které naopak třídíme například podle typu dokumentu (sbírka matrik, map, fotografií apod.). Archivář tedy nemůže badateli na požádání rychle poskytnout „kouzelnou“ složku, v níž je vše potřebné a odpověď na badatelský dotaz se může nacházet ve více archivních fondech a archivních sbírkách (dále „archivní soubory“), nebo dokonce ve více archivech.

Pro účely vyhledávání jsou k archivním souborům zhotovovány tzv. archivní pomůcky (seznamy archiválií), na jejichž základě si badatel objednává konkrétní archiválie.

Pro představu: všechna oddělení oblastního archivu ve východních Čechách uchovávají přes 70 kilometrů archiválií rozdělených do více než 26 tisíc archivních souborů, k nimž existuje více než 12 tisíc archivních pomůcek. Bez archivní pomůcky je zhruba polovina archivních souborů. O to vše pečuje jen několik desítek archivářů s řadou úkolů na úseku předarchivní péče, spisové služby, bádání, zpřístupňování a ochrany archiválií atd.

Bádání probíhá v badatelnách jednotlivých oddělení archivu a je zdarma.

Některé archiválie mohou být dočasně nepřístupné z důvodů zákonných omezení. Důvodem pro nepřístupnost je například fyzický stav, stav zpracování, existence reprodukce, ochrana osobních údajů, autorských a jiných práv (úplné zpřístupnění je v řadě případů vázáno na souhlasy dotčených fyzických osob, které musí archiv dohledat a oslovit, což může být velmi komplikovaný proces). Nepřístupné jsou archiválie mladší třiceti let. Omezen je též počet evidenčních jednotek na jednu badatelskou návštěvu.

Badatel je povinen řídit se badatelským řádem a základní údaje o něm a o jeho bádání jsou evidovány podle příslušných předpisů (badatel je mimo jiné povinen se identifikovat občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem).

Badatel může svůj dotaz na informace z archiválií podat prostřednictvím držitele poštovní licence (poštou), elektronických podatelen archivu (e-mailem), datových schránek archivu, dále pak telefonicky, nebo osobně (viz životní situaci Potřebuji informace, ale nemám možnost navštívit archiv). Některá podání mohou vyvolat požadavek archivu na jednoznačné ztotožnění badatele (například u žádosti o osobní údaje obsažené v archiváliích).

Pokud tomu zákonná omezení nebrání (viz výše), z archiválií lze pořizovat kopie vlastními digitalizačními prostředky. Tyto prostředky samozřejmě nesmí ohrozit fyzický stav archiválie.

2. S čím Vám můžeme pomoci
V případě nejistoty Vám poradíme, na který archiv se máte obrátit.
Pokud tomu zákonná omezení nebrání, předložíme požadovanou archiválii.
Poskytujeme podle příslušného ceníku služeb analogové nebo digitální kopie, výpisy a opisy archiválií, náročnější dotazy podle tohoto ceníku vyřizujeme dle kapacitních možností archivu a formou placené rešerše.
Jsme oprávněni úředně ověřit shodu originálu s kopií u archiválie náležející do naší péče.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Za badatele archiválie v badatelně nečteme ani je nepřekládáme z cizích a do cizích jazyků.
Pro badatele neposuzujeme pravost archiválií ani pravdivost údajů v nich obsažených.
Neověřujeme shodu originálu s kopií u dokumentů a archiválií, které nenáležejí do naší péče.

4. Jak postupovat?
Co nejlépe si připravit svůj dotaz a pokud možno si předem zjistit, na který archiv se obrátit (například formou telefonické konzultace).
Ověřit si, zda je badatelna v době plánované návštěvy přístupná. Pokud to archiv vyžaduje, objednat se. Aktuálně je v našem archivu vyžadováno objednání z důvodu onemocnění COVID-19, formulář najdete zde.
V případě složitějších dotazů je třeba připravit se na časově náročnější bádání.

5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary našeho archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Nařízení evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.
Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Badatelské řády jednotlivých badatelen viz zde.