Výpůjčky archiválií z archivu (na výstavy, besedy...)

1. Základní informace
Výpůjčky jsou z důvodu ochrany archiválií možné jen za určitých podmínek. O vypůjčení pro výstavní účely rozhoduje ředitel archivu a před půjčením je třeba provést několik administrativních kroků (posouzení stavu a hodnoty, pojištění, smlouva). Žádost o vypůjčení je tedy třeba podat optimálně s půlročním předstihem, v každém případě se výpůjčka nedá realizovat „na poslední chvíli“ (za méně než několik týdnů). Žádost o vypůjčení archiválií nemá samostatný formulář. Výjimečně jsou archiválie půjčovány ke studiu u původce, úřadu, vlastníka nebo v jiném archivu (řešeno formou reversu). Půjčení nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.
Zvláštní formu veřejné prezentace archiválií představuje jednodenní kulturně-výchovné a vlastivědné využívání archiválií, které je realizováno za přítomnosti archivářů na místě (například prezentace kroniky při přednášce, besedě s rodáky apod.). O výpůjčce pro studium mimo archiv nebo veřejné prezentaci rozhoduje vedoucí oddělení, které má archiválii v péči. I zde je však třeba počítat s dostatečným předstihem několika týdnů na posouzení a přípravu.
Ve vybraných případech lze nahradit originál reprodukcí, o čemž rozhoduje vedoucí příslušného oddělení.

2. S čím Vám můžeme pomoci
Archiválie uložené v našem archivu půjčujeme zdarma.
Provádíme ocenění archiválií v naší péči zdarma.
Posouzení archiválií v naší péči před a po výpůjčce provádějí naši konzervátoři zdarma.
Pro stálé výstavní expozice nebo exkluzivní výstavní projekty můžeme poskytnout podklady pro zhotovení faksimilí archiválií.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Nemůžeme půjčit archiválie, zejména pokud:
– nejsou uloženy v našem archivu,
– tomu brání jejich fyzický stav,
– již byly v předchozím období půjčeny a opakované využívání by je mohlo ohrozit,
– tomu brání ochranná lhůta či podmínka (osobní údaje, autorské právo, obchodní a jiné tajemství, smluvně vymíněná podmínka dárce, vlastníka, složitele, původce apod.),
– vlastník archiválie uložené v našem archivu neudělí písemný souhlas s výpůjčkou,
– nebudou archiválie na dobu výpůjčky pojištěny,
– výstavní podmínky neodpovídají Základním podmínkám pro vystavení archiválií PDF 100,7 KB,
Nezhotovujeme faksimile archiválií.
Nemůžeme Vám půjčit výstavní mobiliář.

4. Jak postupovat?
Seznamte se se Základními podmínkami pro vystavení archiválií PDF 100,7 KB. Podle povahy výpůjčky nebo jiného využití archiválií (viz výše) zašlete žádost vedoucímu příslušného oddělení a vyplněný Dotazník pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům DOC 20,9 KB. Následuje interní projednání žádosti včetně posouzení fyzického stavu konzervátorem a stanovení hodnoty archiválií.

U výstav je v případě schválení žádosti postup následující:
Obdržíte návrh smlouvy o výpůjčce PDF 90,05 KB , jejíž součástí je seznam vypůjčovaných archiválií, podmínky realizace výpůjčky a také podmínka pro vystavovatele zajistit pojištění archiválií na dobu výpůjčky.
Po podepsání smlouvy převezmete archiválie v místě jejich uložení, pokud není dohodnuto jinak (u některých archiválií je podmínkou přítomnost archiváře a konzervátora při instalaci). Při převzetí podepíšete Protokol o převzetí a Protokol o stavu archiválie před vystavením.
Po ukončení výpůjčky podepíšete Protokol o stavu archiválie po vystavení.

U výpůjčky ke studiu jsou v případě schválení žádosti dohodnuty podrobnosti (předání, vrácení, podmínky studia apod.) a formální stránka je řešena prostřednictvím reversu vyhotoveného archivem.

5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary našeho archivu podle příslušnosti k péči o archiválie – viz Kontakty. Výpůjčky pro výstavní účely za ředitelství následně koordinuje kancléř archivu, tel. 491 461 751, e-mail: podatelna.reditelstvi@ahapa.cz.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 340/2015, Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
Zásady vystavování archiválií veřejných archivů České republiky PDF 695,71 KB

6. Dotazník pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům
Postup:
1. Klikněte na níže uvedený odkaz Dotazníku.
2. Stáhněte a uložte jej na svůj počítač (nelze jej editovat přímo na našich stránkách).
3. Vyplňte a odešlete spolu s žádostí o zapůjčení archiválií k nám do archivu elektronicky prostřednictvím datových schránek archivu nebo na podatelnu příslušného oddělení (viz Kontakty).

Dotazník pro zapůjčení archiválii k výstavním účelům DOC 20,9 KB