Spisový řád

1. Základní informace
Spisový řád je vnitřní předpis stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení (viz životní situace Spisová služba v kostce a Skartační řízení včetně elektronického). Postihuje životní cyklus dokumentů a spisů, s nimiž původce pracuje, a rovněž s tím souvisejícími kompetencemi a povinnostmi příslušných odpovědných pracovníků. Pro tzv. určené původce stanovené zákonem o archivnictví a spisové službě (například organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem) je vydání spisového řádu povinností ze zákona. Povinnou a nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který původci příslušnému státnímu archivu zasílají bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

2. S čím Vám můžeme pomoci
Původcům poskytujeme zdarma konzultace k tvorbě spisového řádu.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Spisový řád a spisový a skartační plán za Vás nemůžeme vypracovat a ani jej neschvalujeme a necertifikujeme.

4. Jak postupovat?
Vytvořit návrh spisového řádu včetně spisového a skartačního plánu podle struktury uvedené ve vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby a upravit jej dle specifik konkrétního původce (některé orgány veřejné správy zveřejňují vzorové spisové řády pro původce ze svého resortu, vzorový spisový a skartační plán pro pověřené obce je zveřejněn na stránkách MV).
Po schvalovacím řízení v rámci Vaší organizace vydat předpis jako interní akt řízení.
Po vydání nebo změně spisového a skartačního plánu jej bezodkladně zaslat příslušnému archivu.
Přestože to není povinností ze zákona, archiv uvítá i zaslání nově vydaného nebo změněného spisového řádu, neboť jde o důležitou dokumentaci činnosti Vaší organizace.

5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Spisovou normu dále ovlivňují více či méně v některých bodech i další právní předpisy – podle typu agendy, zaměření a způsobu vedení spisové služby původce.