Skartační řízení včetně elektronického

1. Základní informace
Výběr archiválií je proces, při němž archiv posuzuje trvalou hodnotu dokumentů a na základě tohoto výběru ukládá dokumenty jako archiválie, či vydává souhlas s jejich zničením. Při výběru archiválií ve skartačním řízení veřejnoprávní původce (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě) v pravidelné lhůtě (nejlépe jednou ročně) předkládá archivu skartační návrh dokumentů, které nadále nepotřebuje pro svou činnost a které mají prošlou skartační lhůtu. Skartační řízení ve spolupráci s archivem nemusí provádět soukromoprávní původci (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě). Při mimoskartačním řízení archiv vybírá z dokumentů soukromoprávních původců, dokumentů nalezených apod.
Elektronické skartační řízení provádí původci, kteří vedou spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) a mají povinnost sestavovat přílohu skartačního návrhu z evidence dokumentů a spisů vedené v eSSL (viz životní situaci Vedení spisové služby v elektronické podobě). Tento seznam je tvořen datovými soubory podle přílohy 2 a 3 národního standardu pro eSSL. Povinnost se vztahuje na veškeré elektronické i analogové dokumenty a spisy evidované v eSSL a též na všechny dokumenty a spisy evidované v dalších informačních systémech správy dokumentů (např. v agendových systémech, elektronickém účetnictví).
Pro dokumenty vyřízené do 31. července 2012 včetně nebo spisy uzavřené do tohoto data, budou v evidenci vyžadována alespoň minimální metadata nutná k vytvoření SIP balíčku. Předávané komponenty pro tyto dokumenty nemusí být převedeny do výstupního datového formátu. Pro dokumenty vyřízené od 1. srpna 2012 a spisy uzavřené od tohoto data musí komponenty, metadata a postup skartačního řízení již plně odpovídat všem požadavkům platných právních předpisů.
Komponenty v eSSL, jejichž originál u původce prokazatelně existuje v listinné podobě, nemusí být převáděny do výstupního datového formátu.
Podklady pro skartační návrh a převzetí SIP archivem jsou realizovány prostřednictvím národního archivního portálu. O jeho použití bude každý původce poučen pracovníky archivu.

2. S čím Vám můžeme pomoci
Původcům poskytujeme zdarma konzultace k provádění skartačních řízení, včetně těch elektronických.
Provádíme výběr a převzetí archiválií v analogové i elektronické podobě.
Pro elektronické skartační řízení poskytujeme zdarma základní zaškolení pověřenému uživateli na použití národního archivního portálu.
Původcům a dodavatelům systémů jsou k dispozici nástroje národního digitálního archivu.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Nepřipravíme za Vás dokumenty pro skartační řízení.
Nepřipravíme za Vás skartační návrh.
Vyřazené dokumenty za Vás nezlikvidujeme (viz životní situaci Likvidace nepotřebných dokumentů).
Při skartačních řízeních za Vás nezajistíme nápravu nevyhovujících výstupů z eSSL (nevalidní SIP, nevalidní výstupní datové formáty, neschopnost systému umožnit skartační řízení apod.).

4. Jak postupovat?
A – Skartační řízení na dokumenty evidované v listinné podobě
– Vaše organizace (původce) zašle příslušnému archivu skartační návrh obsahující seznam navrhovaných dokumentů.
– Archiv provede u původce skartační řízení, při němž vybere dokumenty za archiválie a určí dokumenty, které bude možno likvidovat.
– Archiv vyhotoví  protokol o skartačním řízení a zašle jej původci.
– Původce po domluvě a po uplynutí lhůty pro podání námitek předá příslušnému archivu dokumenty vybrané za archiválie a obdrží od archivu úřední záznam o předání dokumentů archivu. Přílohou úředního záznamu je seznam předávaných dokumentů.
– Po uplynutí stanovené lhůty původce zlikviduje dokumenty, k jejichž zničení vydal archiv souhlas (viz životní situaci Likvidace nepotřebných dokumentů).

B – Skartační řízení na dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby
– Pokud Vaše organizace (původce) dosud nikdy neprováděla elektronické skartační řízení, kontaktuje archiv, který jí zajistí přístup a základní zaškolení na použití národního archivního portálu.
– Původce ze svého eSSL připraví SIP balíčky podle přílohy 2 a 3 národního standardu. Validitu SIP balíčků otestuje původce na validátoru SIP. Nevalidní SIP je nutné opravit.
– Původce zašle SIP pro skartační řízení na národní archivní portál, odkud si také stáhne přílohu skartačního návrhu.
– Původce zašle archivu do datové schránky skartační návrh.
– Archiv provede prostřednictvím národního archivního portálu výběr archiválií a sestaví skartační protokol. Jeho součástí je zejména xml soubor obsahující rozhodnutí o výběru archiválií, který si původce přihraje do svého eSSL a automaticky tak vyznačí rozhodnutí archivu.
– Dokumenty, které byly označeny k výběru za archiválie, musí původce archivu předat. Elektronické dokumenty a metadata k analogovým dokumentům se předávají ve formě SIP cestou národního archivního portálu. Analogové dokumenty se předávají fyzicky.
– Archiv vyhotoví o předání elektronických i analogových dokumentů, spisů a metadat k nim úřední záznam, jehož přílohou bude jednak xml soubor s identifikátory digitálního archivu, který si původce importuje do svého eSSL, jednak seznam předaných analogových dokumentů a spisů.
– Po uplynutí stanovené lhůty původce zlikviduje dokumenty, k jejichž zničení vydal archiv souhlas (viz životní situaci Likvidace nepotřebných dokumentů).

Popis celého postupu je podrobně popsán v příručce pro původce k národnímu archivnímu portálu.
Skartační návrh je možné zasílat zároveň na dokumenty evidované v listinné evidenční pomůcce i v eSSL, ale je nutné zajistit potřebné přílohy skartačního návrhu a dodržet příslušné postupy.

5. Na koho se obrátit?
Souhrnně řeší otázky eSSL Oddělení archivní metodiky, předarchivní péče a správy podnikových fondů Hradec Králové. Dále se lze obrátit přímo na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) v platné verzi.

7. Vzory žádostí
Postup:
1. Klikněte na níže uvedený odkaz příslušného formuláře.
2. Vzor si stáhněte a uložte na svůj počítač (nelze jej editovat přímo na našich stránkách).
3. Vzor vyplňte a opatřete jej elektronickým podpisem (platí pro většinu veřejnoprávních původců).
4. Žádost odešlete k nám do archivu elektronicky prostřednictvím datových schránek archivu (viz Kontakty) – platí pro většinu veřejnoprávních původců (ostatní zasílají v analogové podobě). V případě skartací prováděných přes Národní archivní portál je nutné podat žádost elektronicky.

Žádost o výběr archiválií ve skartačním řízení

Žádost o výběr archiválií mimo skartační řízení při zániku soukromoprávního původce