Trvalý skartační souhlas
1. Základní informace
Na základě trvalého skartačního souhlasu lze stanovené dokumenty ničit bez skartačního řízení (viz životní situaci Skartační řízení včetně elektronického). Pokud jsou splněny konkrétní podmínky, vydává trvalý skartační souhlas příslušný státní archiv ve formě rozhodnutí podle správního řádu. Souhlas je vydáván na dokumenty charakterizované spisovým znakem podle spisového a skartačního plánu. Na vydání trvalého skartačního souhlasu není právní nárok. Trvalý skartační souhlas může být vydán na dobu určitou nebo neurčitou. V případě porušení podmínek rozhodnutí může být souhlas odebrán.
2. S čím Vám můžeme pomoci
Při řešení Vaší žádosti o udělení trvalého skartačního souhlasu ve správním řízení poskytujeme potřebnou součinnost a informace.
3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Trvalý skartační souhlas udělujeme pouze v odůvodněných případech. Souhlas nemůže sloužit k obcházení institutu skartačního řízení a plošné likvidaci dokumentů Vaší organizace bez předchozího řádného posouzení.
4. Jak postupovat?
Vaše organizace (původce) si důkladně vyhodnotí potřebu trvalého skartačního souhlasu na konkrétní typ agendy nebo dokumentu.
Původce požádá příslušný archiv o udělení trvalého skartačního souhlasu (většinou prostřednictvím datové schránky). Žádost musí obsahovat název, adresu, podrobný popis agendy včetně ukázek, přibližný rozsah agendy a její četnost (počty dokumentů, běžné metry).
Agenda, na kterou se trvalý skartační souhlas požaduje, musí být jednoznačná. Archivář, který žádost vyřizuje, má právo podle správního řádu žádat další podklady nebo provést místní šetření.
O vyřazování dokumentů na základě trvalého skartačního souhlasu musí být vždy původcem učiněn úřední záznam obsahující rozsah vyřazovaných dokumentů v běžných metrech s uvedením let, ze kterých pocházejí.
Trvalé skartační souhlasy vydané před 1. 1. 2005 jsou neplatné a také v případě zániku původce nepřecházejí na právního nástupce.
5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.
6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.