Zřízení soukromé spisovny

1. Základní informace
Soukromá (též komerční) spisovna je spisovna provozovaná zpravidla soukromou společností nebo fyzickou osobou na základě koncese k „vedení spisovny“ udělené příslušným živnostenským úřadem. Soukromá spisovna na základě smluv s klienty (obvykle soukromoprávními, výjimečně i veřejnoprávními) ukládá a spravuje jejich dokumenty bez archivní hodnoty až do uplynutí jejich skartačních lhůt. Motivací k uzavření takové smlouvy bývá zánik firmy nebo problém s vlastním skladovacím prostorem. Soukromá spisovna na sebe v rámci péče o dokumenty jiných původců přejímá práva i povinnosti těchto původců vyplývající ze zákona o archivnictví a spisové službě (dále „zákon“), vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, případně dalších souvisejících předpisů (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě).

2. S čím Vám můžeme pomoci
Zájemcům o zřízení soukromé spisovny poskytujeme zdarma potřebné konzultace.
Vydáváme souhlasné nebo nesouhlasné stanovisko s udělením koncese pro živnostenský úřad. Pokud se podnikatel rozhodne pro provozování soukromé spisovny, doporučujeme ještě před podáním žádosti na živnostenský úřad požádat o spolupráci územně příslušný státní archiv (řídí se sídlem podnikatele zapsaným v obchodním rejstříku). Archiv může předběžně posoudit aktuální stav prostoru zamýšleného s využitím k provozování spisovny a poradit s doladěním případných problémů či nedostatků, aby následně mohl vydat souhlasné stanovisko k udělení koncese.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Souhlasné stanovisko k udělení koncese nemůžeme udělit v případě, že stavebně-technické a bezpečnostní podmínky spisovny neodpovídají podmínkám stanoveným v zákoně.
Soukromým spisovnám nemůžeme pomáhat s reklamou, získáváním klientů apod.

4. Jak postupovat?
Po konzultaci s archivem ohledně prostoru zamýšleného pro soukromou spisovnu (pokud z ní nevyplynou žádné vážnější překážky) je třeba požádat příslušný živnostenský úřad (dle sídla firmy) o udělení koncese „vedení spisovny“. Rozsah potřebných dokladů, které je třeba doložit, sdělí živnostenský úřad, stejně tak poskytne i patřičný formulář k vyplnění. Živnostenský úřad poté oficiálně požádá příslušný státní archiv o vydání stanoviska k udělení koncese. Archiv dohodne s podnikatelským subjektem termín kontroly prostoru spisovny. Při kontrole bude mimo jiné požadovat předložení platné požární dokumentace zpracované pro prostory spisovny. Po kontrole archiv zašle živnostenskému úřadu své stanovisko. Živnostenský úřad poté koncesi buď vydá, nebo nevydá. V kladném případě vyrozumí následně o vydání koncese jak podnikatele, který o ni primárně požádal, tak archiv, který vydal stanovisko k jejímu udělení.

5. Na koho se obrátit?
Státní oblastní archiv v Hradci Králové, Archivní oddělení Hradec Králové, Balbínova 821/8, Hradec Králové 3, 500 03, tel.: 491 461 751, e-mail: podatelna.oam@ahapa.cz.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 455/1991, o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole, ve znění pozdějších předpisů.