Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě

1. Základní informace
Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají jak veřejnoprávní, tak  soukromoprávní původci jmenovaní zákonem o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“) za podmínek stanovených zákonem. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále právní nástupci veřejnoprávních a soukromoprávních původců za podmínek stanovených zákonem.

Někteří původci mají dále povinnost vést spisovou službu (viz životní situaci Spisová služba v kostce) a zřizovat spisovny, které musí splňovat příslušné technické a bezpečnostní podmínky. Určená skupina veřejnoprávních původců musí spisovou službu vykonávat v elektronickém systému spisové služby (viz životní situaci Vedení spisové služby v elektronické podobě).

Veřejnoprávními původci jsou zejména složky veřejné správy (například organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, územní samosprávné celky a jimi zřízené nebo založené právnické osoby, školy a školská zařízení).

Soukromoprávními původci jsou:
a) obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu,
b) politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti,
c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu.

Ostatní subjekty (např. soukromé fyzické osoby) mají obecnou povinnost chránit archiválie před poškozením nebo zničením, pečovat o ně, nevyvážet je mimo území České republiky apod. Mohou dobrovolně nabídnout archivu dokumenty k výběru darem, ke koupi nebo ve výjimečných případech do úschovy (viz životní situaci Darování nebo prodej dokumentů do archivu).

Archiv provádí kontrolu dodržování zákona a prováděcích předpisů a je oprávněn ukládat sankce za jejich porušení.

2. S čím Vám můžeme pomoci
V případě nejistoty Vám poradíme, do které kategorie původců patříte.
Poradíme Vám, na který archiv se máte obrátit s konkrétními dotazy.
Na Vaši žádost provedeme výběr archiválií, pokud k tomu budeme příslušným archivem.

3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Neuložíme Vám v archivu dokumenty, které jsme nevybrali za archiválie. Není to možné ani dočasně a za finanční úhradu.
Nepřipravíme za Vás dokumenty ke skartačnímu řízení.

4. Jak postupovat?
Nejprve je třeba zjistit, zda patříte do některé z kategorií původců s povinnostmi ze zákona.
U veřejnoprávních původců se proces řídí zásadami vedení spisové služby a výběr archiválií probíhá ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení (viz životní situace Vedení spisové služby v elektronické podobě a Skartační řízení včetně elektronického).
U soukromoprávních původců nastává povinnost výběru archiválií v okamžiku vstupu do likvidace, konkurzu, ukončení činnosti bez právního nástupce a kdykoliv, kdy o to sám původce požádá.
Subjekty nezahrnuté do skupiny soukromoprávních a veřejnoprávních původců mohou archivu nabídnout dokumenty podle svého uvážení (viz životní situaci Darování nebo prodej dokumentů do archivu).

5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.

6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.