Likvidace nepotřebných dokumentů
1. Základní informace
Nepotřebné dokumenty jsou takové, které nejsou archivem v rámci skartačního řízení nebo mimo skartační řízení vybrány za archiválie (viz životní situaci Skartační řízení včetně elektronického). Jsou to dokumenty, které mají prošlé skartační lhůty a nejsou pro původce z provozních ani jiných důvodů nadále potřebné. Veřejnoprávní původci nemohou likvidovat dokumenty bez souhlasu archivu, skartační řízení ve spolupráci s archivem nemusí provádět soukromoprávní původci (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě). I oni však mohou bez vědomí archivu zničit pouze dokumenty, které nejsou uvedené v přílohách č. 1 a 2 zákona o archivnictví a spisové službě.
Při likvidaci nepotřebných dokumentů musí být zajištěno, že nedojde ke zneužití citlivých a osobních údajů obsažených v těchto dokumentech.
2. S čím Vám můžeme pomoci
Posuzujeme skartační návrhy a v rámci protokolu o skartačním řízení stanovujeme, které dokumenty bez archivní hodnoty lze zničit.
3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Nemůžeme za Vás navrhovat dokumenty k vyřazení a zničení.
Nezajistíme za Vás fyzickou likvidaci nepotřebných dokumentů a nemůžeme doporučovat poskytovatele této služby.
4. Jak postupovat?
Veřejnoprávní původce předkládá návrh na výběr archiválií ve skartačním řízení (viz životní situaci Skartační řízení včetně elektronického) a s likvidací nepotřebných dokumentů čeká na vydání rozhodnutí příslušným archivem. Likvidaci dokumentů lze provést až po uplynutí lhůty pro námitky.
Archiv nepožaduje potvrzení o provedení fyzické likvidace dokumentů schválených ke zničení.
5. Na koho se obrátit?
Ohledně skartačního řízení na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.
6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.