Spisová služba v kostce
1. Základní informace
Spisová služba zajišťuje všestrannou a odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původce (popřípadě jeho právních předchůdců), a to včetně dokumentů došlých. Zahrnuje řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spisová služba je upravena zákonem o archivnictví a spisové službě a prováděcími předpisy (dále jen „zákon“).
Spisová služba je povinná pro veřejnoprávní původce uvedené v zákoně (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě). Za neplnění výkonu spisové služby může být původce sankcionován.
Spisová služba je naopak nepovinná pro soukromoprávní původce (viz životní situaci Povinnosti ze zákona o archivnictví a spisové službě).
2. S čím Vám můžeme pomoci
Původcům poskytujeme zdarma konzultace ve věci spisové služby, tj. konzultace ve věci zavedení spisové služby, včetně jejího vedení v elektronické podobě (viz životní situaci Vedení spisové služby v elektronické podobě), konzultace tvorby spisového řádu včetně spisového plánu (viz životní situaci Spisový řád), konzultace ve věci přípravy a provádění skartačního řízení (viz životní situaci Skartační řízení včetně elektronického), konzultace ve věci umístění spisovny apod.
3. S čím Vám nemůžeme pomoci
Nemůžeme Vám doporučit poskytovatele elektronické spisové služby, ani se nemůžeme vyjadřovat k její certifikaci.
Nemůžeme se podílet na tvorbě spisového řádu a spisového plánu Vaší organizace, ani stanovovat a řešit konrétní interní postupy pro vedení spisové služby.
4. Jak postupovat?
Při jakékoliv potřebě řešení otázek souvisejících se spisovou službou je možné se obrátit na územně příslušný archiv s dotazem telefonickým, písemným (e-mailem) nebo se dostavit na osobní konzultaci. Metodická pomoc je archivem poskytována zdarma.
5. Na koho se obrátit?
Na organizační útvary archivu podle územní příslušnosti a typu původce – viz Kontakty.
6. Legislativa
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) v platné verzi.